NIR-ul. La ce serveste, in ce conditii e obligatoriu sa intocmesti un NIR si cum se intocmeste

de Redactia Infotva la 01 Aug. 2023 Exclusiv

In cadrul activitatii de productie se utilizeaza mai multe documente financiar-contabile, potrivit Ordinului nr. 2.634/2015, dintre care amintim si NIR-ul. In acest articol vom vedea la ce serveste acesta, in ce conditii este obligatoriu sa intocmesti un NIR, dar si cum se intocmeste documentul.

Ce este un NIR

NIR-ul, sau Nota de intrare receptie si constatare de diferente, este un document important pentru firmele care receptioneaza marfa. Printre datele pe care trebuie sa le contina acest act mentionam:

-date despre alte acte insotitoare;

-denumirea materialelor, ambalajelor si a materialelor refolosite din dezambalare;

-codul;

-cantitatea;

-valoarea marfurilor selectionate,

-procentul si valoarea rabatului comercial.

Nota de receptie si constatare de diferente (NIR) serveste ca:

-document pentru receptia bunurilor aprovizionate;

-document justificativ pentru incarcare in gestiune;

-document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

In ce situatii e obligatoriu sa intocmim NIR?

Nota de receptie si constatare de diferente este document de receptie obligatoriu numai in cazul:

-bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;

-bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;

-bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

-bunurilor materiale care sosesc neinso?ite de documente de livrare;

-bunurilor materiale care prezinta diferen?e la recep?ie;

-marfurilor intrate in gestiunile la care eviden?a se ?ine la pre? de vanzare.
 

Cine intocmeste Nota de intrare receptie (NIR) si circuitul acestui document financiar-contabil

Nota de intrare receptie este intocmita de comisia de receptie si de catre gestionar, atunci cand marfa soseste la depozit.

ATENTIE! In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.

In cazurile in care nu este obligatorie intocmirea NIR-ului, receptia si incarcarea in gestiune, dupa caz, si inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).

In situatia in care se constata diferente la receptie, se stabilesc proceduri proprii privind informatiile care trebuie sa fie inscrise in Nota de receptie si constatare de diferente.

In cazul constatarii unor diferente intre cantitatea inscrisa in documentele de aprovizionare si cantitatea receptionata, se completeaza in Nota de receptie pe verso diferentele de cantitate, si de valoarea rezultate, precum si persoanele care au participat la receptie

Aceasta nota de intrare/receptie circula astfel:

1. Prima data ajunge la gestiune, unde are loc incarcarea bunurilor materiale. Aici sunt intocmite toate exemplarele.

2. Apoi ajunge la compartimentul financiar-contabil. Aici se intocmesc formele privind lichidarea diferentelor constatate (toate exemplarele), precum si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasata la documentele de livrare (factura sau avizul de insotire a marfii);

3. Ulterior ajunge la unitatea furnizoare ( exemplarul 2), dar si la unitatea de transport ( exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

4. Nota de intrare/ receptie se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
 

Cum se completeaza un NIR si in ce format

Atunci cand se completeaza un NIR, persoana in cauza trebuie sa scrie informatii despre urmatoarele:

• denumirea documentului;
• date de identificare a entitatii emitente (forma juridica, cod identificare fiscala, capital social);
• numarul si data intocmirii;
• partile care participa la operatiunea inscrisa (furnizorul si transportatorul);
• continutul operatiunii efectuate (numarul curent, denumirea bunurilor receptionate, unitatea de masura, cantitatea conform documentelor insotitoare, cantitatea receptionata, pretul unitar de achizitie si valoarea);
• datele cantitative si valorice aferente;
• numele, prenumele si semnaturile celor responsabili de efectuarea operatiunii (comisia de receptie).

NIR-ul se poate completa in format excel sau chiar pe hartie. Exista insa si unele softuri de gestiune care pot emite automat NIR -ul in momentul in care documentele care insotesc bunurile sunt inregistrate in sistem ( mai exact factura sau avizul de expeditie).
 

Cum arata un NIR - model

Pentru a descarca documentul word, click AICI>>

de Redactia Infotva
Redactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!