Programele informatice pentru evidenta financiara, contabila si fiscala - cerinte obligatorii si criterii minimale

Tags: evidenta fiscala, programe informatice, evidenta contabila, evidenta financiara

Ori de cate ori achizitionati un program nou de contabilitate, adaptabil firmei dvs., nu uitati sa intrebati informaticianul daca sunt respectate urmatoarele cerinte impuse de normele contabile si ...

Ori de cate ori achizitionati un program nou de contabilitate, adaptabil firmei dvs., nu uitati sa intrebati informaticianul daca sunt respectate urmatoarele cerinte impuse de normele contabile si obligatiile fiscale:

1) cuprinderea in procedurile de prelucrare, a reglementarilor in vigoare si a posibilitatii de actualizare a acestor proceduri, in functie de modificarile intervenite in legislatie;

2) cunoasterea adecvata a functiilor sistemului de prelucrare automata a datelor, de catre personalul implicat si respectarea acestora;

3) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protectiei lor impotriva unor accese neautorizate, realizarea confidentialitatii datelor din sistemul informatic;

4) stabilirea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare, intermediare sau de iesire;

5) solutionarea eventualelor erori care pot sa apara in functionarea sistemului informatic;

6) verificarea completa sau prin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare prevazute de sistemul informatic;

7) verificarea totala sau prin sondaj a operatiunilor economico-financiare inregistrate in contabilitate, astfel incat acestea sa fie efectuate in concordanta stricta cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;

8) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.

Retineti!
Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei firme trebuie sa asigure atat prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate cat si controlul acestora.

Atentie!

Nu trebuie neglijata nici modalitatea de stocare si de pastrare a datelor pe suporturi tehnice.

Un sistem informatic de prelucrare automata a datelor in domeniul financiar-contabil trebuie sa indeplineasca urmatoarele criterii:

1. sa asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;

2. sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor in conditii de siguranta;

3. fiecare data inregistrata in contabilitate trebuie sa se regaseasca in continutul unui document, la care sa poata avea acces atat beneficiarii, cat si organele de control;

4. sa asigure listele operatiunilor efectuate in contabilitate pe baza de documente justificative care sa fie numerotate in ordine cronologica, interzicandu-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugiri ulterioare;

5. sa asigure reluarea automata in calcul a soldurilor conturilor obtinute anterior;

6. sa asigure conservarea datelor pe o perioada de timp care sa respecte prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata;

7. sa precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare in sistem a datelor arhivate;

8. sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o perioada inchisa;

9. sa asigure urmatoarele elemente constitutive ale inregistrarilor contabile:

- data efectuarii inregistrarii contabile a operatiunii;

- jurnalul de origine in care se regasesc inregistrarile contabile;

- numarul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);

10. sa asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii;

11. sa asigure listari clare, inteligibile si complete, care sa contina urmatoarele elemente de identificare, in antet sau pe fiecare pagina, dupa caz:

- tipul documentului sau al situatiei;

- denumirea unitatii;

- perioada la care se refera informatia;

- datarea listarilor;

- paginarea cronologica;

- precizarea programului informatic si a versiunii utilizate;

12. sa asigure listarea ansamblului de situatii financiare si documente de sinteza necesare conducerii operative a unitatii;

13. sa asigure respectarea continutului de informatii prevazut pentru formulare;

14. sa permita, in orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor supuse verificarii; toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de inregistrari si al unui sold anterior al acelui cont;

15. fiecare inregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii;

16. sa nu permita:

- deschiderea a doua conturi cu acelasi simbol;

- modificarea simbolului de cont in cazul in care au fost inregistrate date in acel cont;

- suprimarea unui cont in cursul exercitiului financiar curent sau aferent exercitiului financiar precedent, daca acesta contine inregistrari sau sold;

- editarea a doua sau a mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si continut diferit de informatii;

17. sa permita suprimarea unui cont care nu are inregistrari pe parcursul a cel putin doi ani (exercitii financiare), in mod automat sau manual;

18. sa prevada in documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului de prelucrare:

- monopost sau multipost;

- monosocietate sau multisocietate;

- retea de calculatoare;

- portabilitatea fisierelor de date;

19. sa precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:

- preluari pe loturi cu control ulterior;

- preluari in timp real cu efectuarea controlului imediat;

- combinarea celor doua tipuri;

20. sa permita culegerea unui numar nelimitat de inregistrari pentru operatiunile contabile;

21. sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesara exploatarii optime a acestora;

22. sa respecte reglementarile in vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor.