Acordarea de mostre. Conditii, documente si reglementari legale

Tags: acordare mostre, inregistrari contabile, codul fiscal, documente justificative

Vom vedea in randurile urmatoare ce documente trebuie sa insoteasca un anumit produs pus la dispozitia clientului ca mostra, precum si ce documente va trebui clientul sa intocmeasca pentru justificare si pentru evidenta.

Raspuns:

Conform art. 21 alin. (2) lit. d) din Codul fiscal , se includ in cheltuielile de reclama si publicitate si valoarea bunurilor acordate in cadrul unor promotii, bunuri acordate in scopul stimularii vanzarii, mostre, bunuri pentru incercarea unor produse, bunuri utilizate in demonstratii la punctele de vanzare.
 
Asadar,  in opinia noastra, contravaloarea acestor bunuri sunt cheltuieli considerate deductibile la determinarea impozitului pe profit.
 
Din punctul de vedere al TVA, potrivit art. 128 alin. (8) lit. e) din Codul fiscal , nu constituie livrare si implicit nu se colecteaza TVA pentru:

"e) acordarea in mod gratuit de bunuri in scop de reclama sau in scopul stimularii vanzarilor sau, mai general, in scopuri legate de desfasurarea activitatii economice, in conditiile stabilite prin norme."

Observam ca in principiu la acordarea acestor bunuri nu se colecteaza TVA, insa legiuitorul a introdus niste restrictii suplimentare prin norme, dintre care amintim:

-    bunurile acordate gratuit sa fie in legatura cu activitatea desfasurata;
-    bunurile acordate gratuit au o valoare mai mica decat livrarile facute cu plata catre clientul ce a beneficiat de promotie.

Din punctul de vedere al TVA dedus la achizitia marfurilor consideram ca nu se impune ajustarea TVA dedus la achizitie, contribuabilul isi poate exercita integral dreptul de deducere de la cumpararea stocului, conform art. 145 alin. (3) din Codul fiscal .

In ce piveste intocmirea documentelor necesare, precizam faptul ca nu se emit facturi pentru acordarea de mostre, deoarece operatiunea nu constituie livrare de bunuri.
In acest caz se intocmeste un aviz de insotire a marfurilor, pe care va fi inscrisa mentiunea „fara factura, mostre pentru ...."

Asadar, produsele acordate gratuit se va intocmi avizul de expeditie  catre client cu mentiunea: "Nu se factureaza, mostre acordate cu titul gratuit in cadrul campaniei promtionale /testare din perioada..".
Pentru primirea in gestiune a mostrelor se va intocmi Nota de intrare receptive iar pentru descarcarea gestiunii proprii este suficient avizul de expediere/ avizul de insotiere a marfurilor.
 
Continutul minimal  al avizului de insotire a marfii potrivit OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, este urmatorul:
- seria si numarul intern de identificare a formularului;
- data emiterii formularului;
- datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscala);
- datele de identificare ale cumparatorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscala);
- denumirea si cantitatea bunurilor livrate;
- pretul si valoarea, dupa caz;
- date privind expeditia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, numar), numarul mijlocului de transport, ora livrarii, semnatura delegatului;
- semnatura expeditorului.
- data primirii in gestiune si semnatura gestionarului primitor.

Inregistrari contabile
Achizitie stocuri:

371 "Marfuri" = 401 "Furnizori"

4426 "TVA deductibila" = 401 "Furnizori".

Acordarea produselor gratuite (pentru testare)

623 "Cheltuieli cu reclama si publicitate"/ analitic distict = 371 "Marfuri".