Documente in format electronic. Ce tratament fiscal se aplica?

Tags: format electronic, documente, codul fiscal, arhivare documente, legea 227/2015

In cazul de mai jos, vom vedea cum trebuie sa procedam daca de la 01.01.2016 se doreste folosirea imprimantelor cu regim special in format electronic.

Conform art. 155, alin. (3) din Codul fiscal:

"In intelesul prezentului titlu, prin factura electronica se intelege o factura care contine informatiile solicitate in prezentul articol si care a fost emisa si primita in format electronic.". Conform art. 155, alin. (23) din Codul fiscal:

"Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar."

In continuare, la art. 155 din Codul fiscal se explica modul de arhivare si control al facturilor electronice.

Normele metodologice de aplicare a art. 155 explica la punctul 76 :
76. (1) Pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip "xml", "pdf".

(2) In sensul art. 155 alin. (3) din Codul fiscal, facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice. Facturile create in format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hârtie nu sunt considerate facturi electronice.
(3) Acceptarea de client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum si un accept tacit, cum ar fi faptul ca a procedat la procesarea ori plata facturii electronice. Acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia ca detine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii.

Art. 155 este preluat in Noul cod fiscal (Legea 227/2015) la art. 319.

 (Ar fi fost de interes  de asemenea Legea 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice, dar aceasta a fost abrogata de Legea 111/2013 fara a fi inlocuita de altceva.)

Practic, raman in vigoare prevederile conform carora se va emite in fiecare an o decizie prin care se va adopta o plaja de numere pentru documente, un responsabil cu intocmirea , primirea si pastrarea acestora. Este recomandabil ca in Manualul de Politici contabile sa se prevada o procedura privind intocmirea, circuitul si arhivarea documentelor ce vor fi tinute in sistem electronic. De asemenea trebuie sa existe posibilitatea ca acestea sa fie completate la timp si listate oricand la cererea organelor de control.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Anca Ivanov - Expert contabil