Avizul de insotire a marfii: 10 situatii obligatorii pentru intocmirea avizului de expeditie

Ce este un aviz de insotire a marfii?

Avizul de insotire a marfii este documentul financiar-contabil utilizat in principal pentru insotirea bunurilor expediate in diverse scopuri, pe parcursul transportului.
 

Baza legala pentru avizul de insotire a marfii 

Avizul de insotire a marfii este reglementat prin Ordinul Ministrului Finantelor nr.2634/2015 privind documentele financiar-contabile. Ordinul fost publicat in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 910 din 9 decembrie 2015.
Colectia completa a documentelor dvs. contabile obligatorii conforme cu Ordinul nr. 1.447 din 2 mai 2023! Modele in format editabil, cu indicatii pentru completare, utilizare in circuit intern, livrare sau arhivare corecta, AICI>>

Ce date trebuie sa contina un aviz de insotire a marfii

Datele ce trebuie sa le contina un aviz de insotire a marfii sunt:

• seria si numarul avizului;
• data emiterii;
• datele de identificare ale furnizorului: denumirea societatii, adresa, CUI;
• datele de identificare ale cumparatorului: denumirea societatii, adresa, CUI;
• denumirea, cantitatea si pretul bunurilor livrate (dupa caz);
• date privind expeditia: numele delegatului, seria si numarul cartii de identitate/buletin, mijloc de transport, ora efectuarii expeditiei;

Mentiuni ce pot sa apara pe aviz

Se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.
Colectia completa a documentelor dvs. contabile obligatorii conforme cu Ordinul nr. 1.447 din 2 mai 2023! Modele in format editabil, cu indicatii pentru completare, utilizare in circuit intern, livrare sau arhivare corecta, AICI>>

In avizul de insotire a marfii se va mentiona Fara factura (dupa caz), atunci cand se face transfer intre gestiunile aceleasi unitati, dispersate teritorial, precum si in cazul transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, testare, premii, materiale promotionale etc.)

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Avizul de insotire a marfii: 10 Situatii de intocmire

Avizul de insotire a marfii se intocmeste in urmatoarele cazuri:

1. livrarea de bunuri in cadrul operatiunilor de vanzare-cumparare, dar numai in situatia in care furnizorul nu are posibilitatea emiterii facturii in momentul livrarii, caz in care se inscrie mentiunea urmeaza factura;

2. expedierea de bunuri in vederea prelucrarii acestora de catre terti si returnarea de catre procesatori a bunurilor prelucrate, proprietarului acestora, caz in care se inscrie mentiunea pentru prelucrare la terti; 

3. transferul de bunuri intre gestiuni, dispersate teritorial, caz in care se inscrie mentiunea transfer intre gestiuni; 

4. expedierea produselor finite pentru vanzarea la pret cu amanuntul, prin magazinele proprii, moment in care produsele finite expediate isi schimba incadrarea si devin marfuri, caz in care se inscrie mentiunea transfer produse finite; 

5. expedierea, in mod gratuit, de produse sau piese de schimb in cadrul perioadei de garantie a produselor, caz in care se inscrie mentiunea pentru inlocuire in perioda de garantie;

6. preluarea de bunuri cu rol de exponate pentru participarea la targuri si expozitii interne si internationale, caz in care se inscrie mentiunea exponat pentru manifestarea expozitionala...;

7. cedarea cu titlu gratuit a bunurilor de mica valoare, in cadrul actiunilor de sponsorizare, reprezentare, caz in care se inscrie mentiunea pentru sponsorizare, pentru mecenat pentru reprezentare;

8. acordarea de premii, caz in care se inscrie mentiunea fara factura;

9. distribuirea de materiale promotionale, caz in care se inscrie mentiunea fara factura;

10. acordarea in mod gratuit de bunuri, reprezentand:

- mostre in cadrul campaniilor promotionale;

- testere pentru incercarea produselor;

- consumabile pentru demonstratii la punctele de vanzare;

- produse pentru stimularea vanzarilor. 

Avizul se poate intocmi si pe baza dispozitiei de livrare, folosita pentru eliberarea din magazine a produselor, marfurilor sau a altor valori materiale destinate vanzarii, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vanzarii (dupa caz) si sta la baza inregistrarii zilnice in fisa de magazine de catre gestionar, sau persoana desemnata, a cantitatilor de materiale intrate in gestiune si a inregistrarii in nota de receptie si constatare diferente a bunurilor materiale interne.
 

Circitul avizului de insotire a marfii

Circuitul avizului de insotire a marfii este urmatorul:

Se intocmeste de catre compartimentul care dispune livrarea in doua exemplare in urmatoarele situatii:

nu exista posibilitatea emiterii facturii;

Colectia completa a documentelor dvs. contabile obligatorii conforme cu Ordinul nr. 1.447 din 2 mai 2023! Modele in format editabil, cu indicatii pentru completare, utilizare in circuit intern, livrare sau arhivare corecta, AICI>>

factura se emite ulterior la montarea, instalarea, punerea in functiune;

se transfera bunul intre gestiuni dispersate teritorial ale aceleiasi entitati;

bunul este transferat la terti pentru prelucrare, reparare;

bunul este cedat gratuit si nu se factureaza.

Se inregistreaza la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii.

Se inregistreaza la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea bunurilor livrate in contabilitate si pentru arhivare.

Un exemplar se remite beneficiarului.

Avizele de insotire a marfii primite

Se inregistreaza un exemplar la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor.

Se inregistreaza la magazie pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia. Se inregistreaza la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate si se arhiveaza.
 

Numerotarea avizului de insotire a marfii

Intrucat avizul de insotire a marfii este un document cu regim special intern de tiparire si numerotare, acesta se intocmeste prin procedurile proprii ale entitatii. Astfel, fiecare firma stabileste o procedura interna legata de numerotarea avizelor de insotire a marfii. Avizele pot fi intocmite electronic sau folosind formularele cu regim special.
 

Valabilitatea avizului de insotire a marfii

Avizul de intocmire a marfii este valabil pe durata transportului, insa pe document vor trebui trecute data si ora cand a plecat transportul.

Intervalul de timp pentru care va fi valabil documentul se va stabili totusi cu aproximatie, in functie de mijlocul de transport cu care se face transportul, dar si de distanta care urmeaza a fi parcursa.
 

Aviz de insotire a marfii model

Pentru a vedea documentul PDF care contine modelul avizului de insotire a marfii, click AICI>>