Baza legala 2013 pentru facturarea electronica

Tags: facturarea electronica, facturi electronice 2013, marca temporala, 1 ianuarie 2013, tva la incasare

Va prezentam, prin cele ce urmeaza, care sunt noile reglementari prevazute de Codul fiscal incepand cu 1 ianuarie 2013, in ceea ce priveste facturarea electronica.

Mentionam astfel ca sunt mai multe prevederi cu privire la facturarea electronica, aplicabile de la 1 ianuarie 2013, practic este rescris integral art. 155 din Codul fiscal, cu un numar de 34 de alineate. In functie de fiecare emitent de factura electronica, fiecare  dintre aceste prevederi normative pot avea relevanta sau pot fi neutilizabile. Va comunicam astfel situatiile pe care le consideram cu impact direct.

Incepand cu 1 ianuarie 2013, factura poate fi emisa si trimisa in format electronic, iar formatul electronic pe care il utilizeaza emitentul este la latitudinea acestuia, conform H.G. nr. 1.071/2012 privind modificarea normelor de aplicare a Codului fiscal. Pentru cei mai putin familiarizati cu bazele de date, norma a exemplificat ca facturile pot fi emise in format "xml" sau "pdf", fara a limita alte formate.

Ca si pana acum, emiterea facturii poate fi facuta pana pe data de 15 a lunii urmatoare, fapt ce trebuie coroborat cu exigibilitatea TVA la data livrarii bunurilor pentru persoanele care nu aplica sistemul TVA la incasare.

Elementele obligatorii minimale sunt enumerate de art. 155 alin. (19) din Codul fiscal, format 2013 si cuprind inclusiv precizarea "emitentul aplica TVA la incasarea facturii" pentru persoanele ce se incadreaza la acest sistem.

Decizia emiterii facturii in format hartie sau in format electronic este dreptul emitentului. insa decizia modului de primire a unei facturi este dreptul destinatarului, si nu al emitentului, care trebuie sa isi exprime acceptul privind primirea facturii electronice.

Acceptul poate fi expres, printr-un acord formal sau informal ori tacit, cum ar fi faptul ca a inregistrat in evidenta contabila factura electronica sau a platit factura electronica. Desigur, pentru facturile electronice, vor fi respectate procedurile de semnare si datare electronica.

Redam principalele aspecte privind emiterea electronica a unei facturi, conform Legii nr. 148/2012, cu intrare in vigoare de la 1 ianuarie 2013.

Prin emiterea electronica a facturii se intelege operatia de intocmire, semnare electronica, marcare temporala a facturii in scopul arhivarii electronice, chiar daca transmiterea acestei facturi poate fi facuta electronic sau pe suport hartie.

Orice persoana juridica sau fizica ce desfasoara activitati economice, inregistrata in scopuri de TVA, are dreptul sa opteze pentru emiterea facturii fie in format hartie fie ca document electronic. Daca ulterior decide schimbarea modului de facturare, are obligatia sa notifice autoritatile fiscale.

Factura electronica trebuie sa contina marca temporala si semnatura electronica.

Marca temporala este o colectie de date atasata facturii emise de un sistem informatic sigur, ce atesta emiterea documentului chiar la data mentionata. in opinia noastra, acesta este elementul-cheie al emiterii facturii in format electronic. Actul normativ ce reglementeaza marca temporala este Legea nr. 451/2004 privind marca temporala.

In ceea ce priveste certificatul digital, legea menționeaza ca se va tine cont de notificarea autoritatii fiscale pentru acest tip de operatiuni.

Emitentul facturii electronice trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

- sa detina o dotare tehnica si resurse umane ce asigura fiabilitatea si securitatea sistemelor de prelucrare a datelor;

- sa foloseasca personal cu suficienta experienta in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si in procedurile de securitate conexe;

- sa gestioneze si sa arhiveze documentele electronice in aceeasi perioada de timp, ce se aplica documentelor in format hartie;

- sa utilizeze sisteme de stocare aprobate, accesul documentului putand fi facut numai de beneficiar, de emitent sau de autoritatile legale.