Refacturare costuri catre client. Tratament TVA cheltuieli

- Cazare externa fara TVA inregistrata in contabilitatea societatii 1 pe cost;

- Combustibil taxe externe (au TVA pe ele) recunoscute in contabilitatea societatii 1 integral pe cost;

- Bonuri de protocol consum in Romania fara CUI pe ele inregistrate integral pe cost nedeductibil de catre societatea 1;

- Bonuri fiscale/facturi din Romania emise pe societatea 1 pentru care am dedus TVA;

- Facturi fiscale emise pe angajat (de obicei cazari) interne/externe recunoscute pe societatea 1 pe cost nedeductibil inclusiv TVA;

- Achizitie de bunuri/servicii din Romania de la un neplatitor de TVA, recunoscute de societatea 1 pe cost;

Cum este corect sa refacturam aceste costuri catre societatea 2? Cu sau fara TVA?

Este corect tratamentul recunoscut de societatea 1 la achizitie?", se intreaba unul dintre cititorii nostri. Aceasta este problema care face subiectul studiului de caz propus astazi.

1. Refacturare costuri

Conform punctului 30 alin. (5) din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal, in sensul art. 286 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, orice cheltuieli accesorii efectuate de persoana care realizeaza o livrare de bunuri sau o prestare de servicii se includ in baza de impozitare a taxei pe valoarea adaugata, chiar daca fac obiectul unui contract separat. Exista o singura livrare/prestare in cazul in care unul sau mai multe elemente trebuie considerate ca reprezentand tranzactia principala, in timp ce unul sau mai multe elemente trebuie considerate cheltuieli accesorii care beneficiaza de tratamentul fiscal al tranzactiei principale referitoare, printre altele, la locul livrarii/prestarii, cotele, scutirile ca si livrarea/prestarea de care sunt legate. Furnizorul/prestatorul nu poate aplica structura de comisionar prevazuta la pct. 31 alin. (4) pentru a refactura cheltuieli accesorii si nici pentru a refactura cheltuieli cu impozite si taxe conform prevederilor alin. (4).

 

De asemenea, conform punctului 30 alin. (4) din Norme, structura de comisionar nu se aplica daca sunt cheltuieli cu impozite si taxe sau sunt cheltuieli accesorii, care cad in sarcina furnizorului/prestatorului in legatura cu operatiunile pe care le-a realizat, fiind recuperate de la client.

In opinia mea, taxele platite de avocat (in baza documentelor emise pe numele sau) nu pot fi considerate taxe platite in numele clientului deoarece clientului, ci cheltuieli accesorii efectuate de persoana care realizeaza o prestare de servicii.

 

Prin urmare, aceste cheltuieli beneficiaza de tratamentul fiscal al tranzactiei principale referitoare, printre altele, la locul prestarii si cotele ca si prestarea de care sunt legate.

In baza exemplului nr. 1 prezentat la punctul 30 alin. (5) din Norme putem concluziona ca clientului toate costurile angajate in cursul lunii de avocat, dar suportate de client sunt cheltuieli accesorii si pentru refacturarea acestora se va aplica cota standard de TVA.

„Exemplul nr. 1: Pentru prestarea unor servicii de consultanta, prestatorul stabileste cu beneficiarul sau ca acesta va suporta si cheltuielile cu deplasarile consultantilor, respectiv transport, cazare, diurna, alte cheltuieli. Toate aceste cheltuieli sunt accesorii serviciului principal, respectiv cel de consultanta si se includ in baza de impozitare a acestuia.”

In concluzie, opinia mea este ca pentru toate cheltuielile mentionate veti aplica cota standard de TVA, 19%, fiind considerate cheltuieli accesorii contractului.

 

2. Tratament cheltuieli efectuate pe durata deplasarilor

a) - Cazare externa fara TVA inregistrata in contabilitatea societatii 1 pe cost;

Potrivit art. 25 alin. (1) din Codul fiscal, pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare, precum si taxele de inscriere, cotizatiile si contributiile datorate catre camerele de comert si industrie, organizatiile patronale si organizatiile sindicale.

Potrivit art. 44 alin. (2) din Codul muncii, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.

In opinia mea, decontarea cheltuielilor de cazare sunt cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, obligatia acestei decontari fiind prevazuta de Codul muncii.

 

b) - Combustibil taxe externe (au TVA pe ele) recunoscute in contabilitatea societatii 1 integral pe cost;

Achizitia de combustibil nu este o achizitie intracomunitara deoarece nu se indeplineste conditia transportului asa cum este definita la art. 273 alin. (1) din Codul fiscal. Nu este operatiune impozabila in Romania si nu se declara in 390. TVA s-a platit in statul din care ati alimentat (vi s-au emis facturi/bonuri cu TVA), nu datorati TVA in Romania, deci sumele nu se trec in jurnalele de TVA.

In D394 se trec operatiunile taxabile in Romania. Pentru ca achizitia de combustibil este considerata impozabila in afara Romaniei, nu se declara in D394.

Facturile/bonurile le puteti inregistra:

6022 = 401/542 valoare combustibil inclusiv TVA

 

c) - Bonuri de protocol consum in Romania fara CUI pe ele inregistrate integral pe cost nedeductibil de catre societatea 1

Codul fiscal nu prevedere modalitatea de decontare si procedura de aplicare a acestor tipuri de cheltuieli.

Conform pct. 61 alin. (1) din Reglementarile contabile, administratorii entitatii trebuie sa aprobe politici contabile pentru operatiunile derulate, inclusiv proceduri proprii pentru situatiile prevazute de legislatie.

Administratorul societatii este raspunzator de gestionarea entitatii si aproba decontarea acestor tipuri de cheltuieli, in baza procedurilor interne.

Puteti intocmi deconturi de cheltuieli, ordine de deplasare si orice alte documente din care sa reiasa ca actiunea de protocol/deplasarea a fost efectuata in scopul desfasurarii activitatii economice, dar modalitatea de decontare si aprobare trebuie stabilita prin proceduri interne.

Tratamentul din punct de vedere al impozitului pe profit este independent de tratamentul TVA. Chiar daca din punct de vedere al TVA nu indepliniti conditiile de deducere, cheltuielile de protocol sunt tot cheltuieli deductibile limitat din punct de vedere al impozitului pe profit.

 

d) - Bonuri fiscale/facturi din Romania emise pe societatea 1 pentru care am dedus TVA;

Pentru aceste cheltuieli aplicati regulile de deducere generale (daca sunt efectuate in scopul activitatii economice si nu reprezinta cheltuieli cu deductibilitate limitata, atunci deduceti integral si cheltuiala si TVA aferenta).

e) - Facturi fiscale emise pe angajat (de obicei cazari) interne/externe recunoscute pe societatea 1 pe cost nedeductibil inclusiv TVA;

 

Potrivit art. 25 alin. (1) din Codul fiscal, pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare, precum si taxele de inscriere, cotizatiile si contributiile datorate catre camerele de comert si industrie, organizatiile patronale si organizatiile sindicale.

Potrivit art. 44 alin. (2) din Codul muncii, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.

 

In opinia mea, decontarea cheltuielilor de cazare sunt cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, obligatia acestei decontari fiind prevazuta de Codul muncii, fara a exista o prevedere din care sa reiasa ca justificarea cheltuielii se efectueaza cu factura pe firma. Conditiile de decontare sunt cele prevazute in regulamentul intern, insa nu puteti refuza decontarea cheltuielilor de cazare pentru ca salariatul a incheiat contract pe persoana.

Faptul ca este posibil ca factura sa fie emisa pe numele salariatului aflat in deplasare in interes de serviciu este prevazut si la punctul 69. alin. (7) din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal (putem deduce TVA de pe factura emisa pe numele salariatului, daca facturile sunt insotite de decontul de deplasare).

„69.  (7) Facturile emise pe numele salariatilor unei persoane impozabile, aflati in deplasare in interesul serviciului, pentru transport sau cazarea in hoteluri ori in alte unitati similare, permit deducerea taxei pe valoarea adaugata de catre persoana impozabila daca sunt insotite de decontul de deplasare.”

f) - Achizitie de bunuri/servicii din Romania de la un neplatitor de TVA, recunoscute de societatea 1 pe cost;

Pentru aceste cheltuieli aplicati regulile de deducere generale (daca sunt efectuate in scopul activitatii economice si nu reprezinta cheltuieli cu deductibilitate limitata, atunci deduceti integral si cheltuiala, dar nu deduceti TVA deoarece furnizorul nu este platitor de TVA).

de Redactia Infotva
Redactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!