Documente justificative pentru bunuri acordate cadou. Care sunt implicatiile fiscale?

Tags: bunuri cadou, documente justificative, inregistrari contabile, bunuri cadou, aviz de insotire

In randurile de mai jos, vom vedea ce documente trebuie intocmite pentru a oferi cadouri cu o valoare mai mica de 100 lei catre principalii clienti ai firmei. De asemenea, in cazul in care acestia sunt din alte localitati, vom vedea cum se poate demonstra ca detinatorul afacerii le-a oferit personal aceste cadouri. Se mentioneaza ca in cazul in care clientii sunt institutii publice: spitale, pompieri, politie comunitara, cadourile vor fi predate catre un reprezentant al institutiei. Stabilim cum se poate justifica legal ca s-au predat astfel de cadouri catre acele institutii.

La punctul  7 alin. (12) din normele de aplicare a art. 270 alin. (8) din codul fiscal se prevede:
"(12) In sensul art. 270 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal:

a) bunurile de mica valoare acordate gratuit in cadrul actiunilor de protocol nu sunt considerate livrari de bunuri daca valoarea fiecarui cadou oferit este mai mica sau egala cu plafonul de 100 lei, exclusiv TVA. Cadoul cuprinde unul sau mai multe bunuri oferite gratuit. in situatia in care persoana impozabila a oferit si cadouri care depasesc individual plafonul de 100 lei, exclusiv TVA, insumeaza valoarea depasirilor de plafon aferente unei perioade fiscale, care constituie livrare de bunuri cu plata, si colecteaza taxa, daca taxa aferenta bunurilor respective este deductibila total sau partial.

Se considera ca livrarea de bunuri are loc in ultima zi lucratoare a perioadei fiscale in care au fost acordate bunurile gratuit si a fost depasit plafonul. Baza impozabila, respectiv valoarea depasirilor de plafon, si taxa colectata aferenta se inscriu in autofactura prevazuta la art. 319 alin. (8) din Codul fiscal, care se include in decontul intocmit pentru perioada fiscala in care persoana impozabila a acordat bunurile gratuit in cadrul actiunilor de protocol si a depasit plafonul;"
 
Pe de alta parte, la art. 297 alin. (4) din codul fiscal se prevede faptul ca "orice persoana impozabila are dreptul sa deduca taxa aferenta achizitiilor, daca acestea sunt destinate utilizarii in folosul urmatoarelor operatiuni:
a) operatiuni taxabile;
b) operatiuni rezultate din activitati economice pentru care locul livrarii/prestarii se considera ca fiind in strainatate, daca taxa ar fi deductibila, in cazul in care aceste operatiuni ar fi fost realizate in Romania;"
 
Se cunoaste faptul ca jurisprudenta CE in materie de TVA prevede faptul ca este obligatia societatii sa detina documente si sa justifice desfasurarea de operatiuni taxabile in vederea beneficierii de dreptul de deducere a taxei.
 
Se observa ca nu exista documente standardizate si clar mentionate pentru a se justifica legatura dintre achizitiile efectuate privind bunurile ce vor fi acordate drept protocol si operatiunile economice rezultate ca urmare a efectuarii acestor achizitii.
Introducerea acestui plafon de 100 lei mai mult a bulversat capacitatea si posibilitatea unei companii de a justifica natura protocolara a cheltuielilor respective, decat sa vina in ajutorul sau.
 
Din cele prezentate, se retina ca societatea - in vederea exercitarii dreptului de deducere la bunurile considerate drept cheltuieli protocolare - trebuie sa indeplineasca o conditie, dar care nu este si suficienta, si anume sa detina factura de achizitie a bunurilor respective.
 
In continuare, se ridica problema justificarii acordarii acelor bunuri unor parteneri de afaceri, in folosul activitatii economice.
Este evident ca acesti parteneri ar trebui sa se regaseasca in lista partenerilor societatii, in calitate de beneficiari sau de furnizori ai acesteia, cu care societatea are relatii comerciale, argumentate cu facturi emise / primite catre / de la acestia, contracte.
 
Un prim document este decizia administratorului  de a acorda clientilor, cu ocazia sarbatorilor de iarna anul 2016, diverse cadouri, in vederea mentinerii si intaririi relatiilor contractuale.
In decizia respectiva se vor nominaliza clientii carora li se vor acorda cadouri, se va mentiona faptul ca valoarea maxima a cadoului pentru fiecare client este de 100 lei fara TVA, se vor detalia bunurile ce formeaza un cadou (de exemplu: un pix, o ciocolata, un glob mare de pom), perioada in care aceste cadouri vor fi acordate efectiv fiecarui client si, eventual, locul unde li se vor inmana (la sediul societatii dvs, la sediul partenerului sau in alta locatie).
 
De asemenea, in decizie se va desemna persoana care are atributii pentru ducerea la indeplinire a acestui obiectiv, respectiv: achizitionarea bunurilor, deplasarea la sediul clientului pentru inmanarea cadoului sau inmanarea cadoului direct la sediul societatii dvs, intocmirea unui referat centralizator al operatiunii de acordare cadouri.
 
Pentru transportul la sediul fiecarui client, va recomand intocmirea a cate un aviz de insotire pentru fiecare client in parte, in care se vor mentiona bunurile acordate.
In cazul deplasarilor in alte localitati, se va intocmi ordin de deplasare, conform OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, pe care se va trece persoana care s-a deplasat, la rubrica "este delegat pentru" se va inscrie chiar asa "Acordare cadouri clientului", iar in spatiul "la" se inscrie localitatea clientului. Pe acest ordin de deplasare, clientul va semna si, eventual, va pune stampila in casuta corespunzatoare "sosit" si "plecat".
 
Odata cu darul, clientului i se poate inmana si o copie de pe avizul de insotire.
La institutiile publice, daca au sediul in alte localitati, se va proceda ca mai sus. Daca au sediul in aceeasi localitate cu a dvs, cadoul se va inmana persoanei responsabile din acea entitate si, eventual, i se va inmana si o copie de pe avizul de insotire.
 
Dupa finalizarea operatiunii de acordare cadouri, persoana desemnata prin decizie va intocmi un referat centralizator al cheltuielilor protocolare.
 
Nu exista un model standar, insa acest referat ar putea avea urmatoarea forma:
 
Antet societate
                                                              Referat privind cheltuielile de protocol
                                                                       din data de .................
 
Subsemnatul .... desemnat in baza deciziei nr. ... din data de ...., am procedat la acordarea unor bunuri sub forma de cadouri clientilor, in perioada .........
In acest sens, documentele justificative ale acestor cheltuieli sunt urmatoarele:
Facturi de achizitie:
…….nr: ………data: ………/…../……… valoare fara TVA
 …….nr: ………data: ………/…../………valoare fara TVA
 …….nr: ………data: ………/…../………valoare fara TVA
 …….nr: ………data: ………/…../………valoare fara TVA
 
 
S-au acordat cadouri clientilor cu valoare individuala de pana la 100 lei / cadou.
Beneficiarii actiunii de protocol sunt urmatorii clienti:
1) denumire client, sediul, aviz nr. ..din data de... componenta cadou:
- un pix = 20 lei
- o ciocolata = 70 lei
- un glob mare de pom = 10 lei
 
2) denumire client, sediul, aviz nr. ..din data de... componenta cadou:
3) denumire  client, sediul, aviz nr. ..din data de... componenta cadou:
4) denumire client, sediul, aviz nr. ..din data de... componenta cadou
 
Intocmit,                                              Aprobat,
 
 
La acest referat se vor anexa copii de pe facturile de achizitie si de pe avizele de insotire.


Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Otilia-Mihaela Roman - Expert contabil si Consultant fiscal