Cheltuieli delegatie. Cum inregistram cand se depaseste diurna?

Tags: cheltuieli, deplasare, impozit pe profit, venit net, contributii, delegatie, cazare

O societate platitoare de TVA si impozit pe profit trimite doi salariati in delegatie (o zi), iar la intoarcere acestia prezinta in contabilitate ordinul de deplasare, factura de cazare si masa servita de 150 lei.

Vom vedea cum se inregistreaza cheltuielile cu masa si la ce nivel in situatia in care se depaseste diurna legala de 42,5 lei (costuri masa = 75).

Vom vedea astfel daca se pot inregistra cheltuielile cu diurna la nivelul de 42,5 si diferenta 32,5 (75-42,5) cheltuiala nedeductibila. Se mentioneaza ca societatea nu vrea sa considere diferenta ca venit impozabil si nici sa o impute salariatuli.

Diurna se acorda, conform Codului Muncii, in vederea suportarii cheltuielilor cu hrana pe timpul deplasarii.

Reglementarile fiscale actuale nu prevad ca diurna acordata peste limitele a 2,5 ori plafonul stabilit pentru institutii publice sa fie considerata nedeductibila. Dumneavoastra puteti clasifica cheltuiala respectiva ca si ndeductibila, insa un eventual control o va considera venit de natura  salariala. Actualele reglementari impun impozitarea acestor sume + art. 55 alin.2 lit.i si art.55 alin.4 lit. g.
 
Tratamentul corect contabil si fiscal este urmatoarul: In situatia in care veti deconta toata factura reprezentand cheltuieli cu masa, veti inregistra factura respectiva pe contul 625- analitic diurna neimpozabila pentru suma de 42,5 lei/salariat, iar difernta de 32,5 lei pe cont 625 – analitic diurna impozabila.

Diferenta de 32,5 lei reprezentand diurna acordata peste plafonul stabilit de lege ca fiind neimpozabil (de 2,5 ori nivelul stabilit pentru institutii publice), va fi impozabila si se va adauga la venitul brut al salariatului, urmand a se  retine toate contributiile individuale de asigurari sociale precum si cele ale angajatorului. In aceste conditii diferenta de 32,5 lei/salariat va fi deductibila la calculul impozitului pe profit.

Practic, salariatul va primi un salariu mai mic cu impozitul retinut si contributiile sociale individuale retinute la sursa pentru suma de 32,5 lei.

Daca insa se doreste ca salariul sa nu fie afectat, atunci se va constitui drept venit asimilat salariului o suma mai mare acordata cu titlul de diurna, astfel incat venitul net rezultat sa ramana 32,5lei.
 
In alta ordine de idei, daca se poate justifica faptul ca suma respectiva reprezinta o cheltuiala de protocol efectuata cu tertii (spre exemplu: s-a achitat o masa la o intalnire cu un client, etc.), atunci aceasta se poate incadra drept cheltuiala de protocol si se poate inregistra pe cont 623.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro