Incasari pre-pay. Cum emitem facturile catre clienti?

Tags: trezorerie, livrare intracomunitara, cod fiscal, livrare bunuri, taxa, documente, transport, cheltuieli

Sistemul pre-pay folosit de unele societati la vanzare va avea astazi ca subiect o societate care practica acest sistem si care emite astfel clientilor un card alimentat de catre acestia din urma prin plati cash sau transfer bancar. In momentul in care clientul are bani pe card, acesta poate face cumparaturi din punctele de desfacere ale societatii si va primi un aviz pentru acele cumparaturi. La final de luna, societatea emite o factura fiscala pentru toate cumparaturile efectuate de clienti.

Pentru incasarile facute de societate de la clienti (posesorii de carduri ) societatea nu emite facturi de avans, ci doar proforme.

Vom stabili daca acest sistem este aplicat corect, cu mentiunea ca la final de luna societatea se confrunta cu situatia in care un client are factura fiscala definitiva pentru suma de 20.000 ron, de exemplu, efectuand plati anticipate cash in suma de 21.000 ron (chitanta maxima este de 5.000 ron zi de la clientul in cauza ). La final de luna clientul primeste factura de 1.000 ron pentru avans.

In plus, vom vedea daca sunt incalcate prevederile OUG 151996 prin acest sistem si daca se poate considera incasata legal facura de la final de luna pe baza platilor in numerar anticipate.

Potrivit art. 5 din OG 15/1996 privind intarirea disciplinei financiar-valutare, cu modificarile si completarile ulterioare, pentru intarirea disciplinei financiare si evitarea evaziunii fiscale, operatiunile de incasari si plati intre persoanele juridice se vor efectua numai prin instrumente de plata fara numerar.

Prin exceptie, persoanele juridice pot efectua plati in numerar in urmatoarele cazuri:
   a) plata salariilor si a altor drepturi de personal;
   b) alte operatiuni de plati ale persoanelor juridice cu persoane fizice;
   c) plati catre persoane juridice in limita unui plafon zilnic maxim de 10.000 lei, platile catre o singura persoana juridica fiind admise in limita unui plafon zilnic in suma de 5.000  lei. Sunt interzise platile fragmentate in numerar catre furnizorii de bunuri si servicii, pentru facturile a caror valoare este mai mare de 5.000 lei. Se admit plati catre o singura persoana juridica in limita unui plafon zilnic in numerar in suma de 10.000 lei, in cazul platilor catre retelele de magazine de tipul Cash&Carry, care sunt organizate si functioneaza in baza legislatiei in vigoare. Sunt interzise platile fragmentate in numerar catre astfel de magazine, pentru facturile a caror valoare este mai mare de 10.000  lei. De la aceste prevederi sunt exceptate urmatoarele operatiuni:
   - depunerile in conturile persoanelor juridice, deschise la societatile comerciale bancare, care pot fi facute si de alte persoane juridice, neplafonat;
   - cheltuielile de deplasare in interes de serviciu, in limita sumelor cuvenite pentru plata transportului, a diurnei, a indemnizatiei si a cazarii pe timpul deplasarii, precum si a cheltuielilor neprevazute, efectuate in acest sens;
   - cheltuielile de protocol ocazionate de organizarea de conferinte, de simpozioane si de alte asemenea actiuni, in conditiile baremurilor stabilite de normele legale in vigoare.

La acordarea avansurilor spre decontare, in scopul efectuarii de plati catre persoane juridice, se vor respecta cerintele prevazute la lit. c).

Subunitatile economice ale persoanelor juridice care au cont intr-o societate comerciala bancara si casierie pot aplica in mod corespunzator prevederile acestui articol.

Norma metodologica pentru aplicarea prevederilor art. 5 si 6 din Ordonanta Guvernului nr. 15/1996 privind intarirea disciplinei financiar-valutare stabileste ca incasarile zilnice in numerar ale unui agent economic sunt neplafonate. Incasarile zilnice in numerar nu pot depasi plafonul de 5.000 lei de la o singura persoana juridica.

Persoanele juridice pot achita facturile cu valori care depasesc plafonul de 5.000 lei catre furnizorii de bunuri si servicii astfel: 5.000 lei in numerar, suma care depaseste acest plafon putand fi achitata numai prin instrumente de plata fara numerar.
 
Asadar, depunerile in conturile persoanelor juridice, deschise la societatile comerciale bancare nu sunt plafonate. In cazul prezentat incasarile nu se efectueaza in numerar. Ca atare, acestea nu sunt plafonate.
 
Societatea poate emite o factura centralizatoare in conditiile prevazute la art. 155 alin.  (16) din Codul  fiscal, respectiv daca livrarile sunt efectuate catre acelasi client, in urmatoarele conditii:
   a) sa se refere la operatiuni pentru care a luat nastere faptul generator de taxa sau pentru care au fost incasate avansuri intr-o perioada ce nu depaseste o luna calendaristica;
   b) toate documentele emise la data livrarii de bunuri, prestarii de servicii sau incasarii de avansuri sa fie obligatoriu anexate la factura centralizatoare.
 
Conform art. 155 alin. (15) din Codul fiscal, pentru alte operatiuni decat livrarile intracomunitare de bunuri efectuate in conditiile art. 143 alin. (2), societatea are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa. De asemenea, societatea trebuie sa emita o factura pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri/prestare de servicii cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro